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L’organisation technique de l’ALEFPA

La Direction générale de l’alefpa se situe à Lille (59)

Elle est centrée sur quatre rôles essentiels :

  • Pilote: pour donner un cadre à l'action, fixer des objectifs et contrôler, donner les règles du jeu et arbitrer ;
  • Centre expert : pour fournir aux établissements des experts dans des champs stratégiques ;
  • Animateur des réseaux fonctionnels : pour diffuser les politiques de l'Association, maintenir la cohésion d'ensemble et accélérer les échanges de bonnes pratiques entre établissements ;
  • Source de projets stratégiques : pour arbitrer et initier de nouveaux projets de développement ou des activités à fort enjeu pour l'Association.

Elle a notamment pour missions de :

  • Contribuer à élaborer et actualiser le projet associatif de l’ALEFPA ;
  • Participer aux réflexions sur les politiques publiques et à leur mise en œuvre ;
  • Contribuer à apporter des réponses à la commande sociale ;
  • Adapter les établissements et services de l’ALEFPA aux besoins et à la demande, compte tenu des évolutions probables de l'offre ;
  • Apporter sa contribution à l'élaboration et à l'actualisation des structures d'organisation sociale et médico-sociale ;
  • Apporter sa contribution à l'élaboration et à l'actualisation des projets d'établissements et à l'amélioration continue de la qualité des établissements et services de l’ALEFPA ;
  • Mettre en place des procédures de contrôle interne et d'exécution de ces contrôles ;
  • Veiller à l'efficience des systèmes d'information des établissements et services de l’ALEFPA ;
  • Réaliser des prestations de service pour les établissements et services dans un but d'économie d'échelle ;
  • Représenter la personne morale tant auprès des tiers qu'auprès de ses établissements et consécutivement la mise en œuvre et le suivi de ses obligations réglementaires en matière financière, comptable, fiscale, sociale, civile et pénale.
Les RTGA – Une organisation territoriale

Le fonctionnement de l’ALEFPA repose sur une déconcentration de la gestion de ses établissements et services. En conséquence, la notion de territoires est particulièrement prégnante au niveau de l’Association. Un territoire est composé d’un ensemble d’établissements implantés sur les départements d’une même région ou territoire cohérent. (Bassin de vie, organisation administrative, …)

L’ALEFPA impulse donc une dynamique territoriale, représentée par les Réseaux Territoriaux de Gestion et d’Animation (RTGA).

Objectifs des RTGA

L’objectif d’un RTGA est de rapprocher les lieux de décision des lieux d’exécution. Il est au service de tous les établissements ALEFPA du Territoire et se présente comme un lieu de proximité et de concertation aussi bien pour les Directeurs que pour le milieu associatif du Département. Il est « l’interlocuteur » de la Direction Générale auprès des instances politiques et administratives de chaque Département.
Par ailleurs, le RTGA est accompagné par un administrateur délégué de l’ALEFPA, présenté précédemment.
L’ensemble des RTGA est sous la responsabilité du Directeur Général de l’ALEFPA (Monsieur Olivier BARON) et du Directeur Général Adjoint (Monsieur Vincent ROUTIER)

Rôle et missions des RTGA

Les Réseaux territoriaux de l’ALEFPA s’inscrivent dans la dynamique de déconcentration politique, gestionnaire et technique mise en œuvre par l’ALEFPA afin d’optimiser l’ancrage territorial de l’association de façon à inscrire nos missions en proximité de besoins des personnes accueillies.
Leur rôle est donc de :

  • Coordonner,
  • Mutualiser les moyens,
  • Partager les compétences et développer la complémentarité.

Concrètement, les Réseaux territoriaux assurent le relais de gestion des établissements et services d’un territoire identifié :

  • Ils mettent en œuvre les politiques publiques des autorités de contrôle et de tarification;
  • Ils permettent – entre autres – de mutualiser les bonnes pratiques professionnelles ainsi que les moyens financiers et humains afin d’optimiser les coûts liés au fonctionnement des établissements et services. Cela se traduit par un pilotage administratif territorial, une harmonisation des pratiques de gestion et des procédures, une optimisation du rapport qualité/coût des prestations, une adaptation des prestations au regard de l’évolution des besoins, un renforcement de la maîtrise budgétaire et des fonctions RH.

Les RTGA s’articulent autour de deux pôles d’activités et de compétences :

  • Un Centre de service partagé entre les établissements d’un territoire qui mettent en commun leurs moyens d’administration. Le but est d’accroître l’efficacité tout en dégageant les établissements et services de la complexité des tâches administratives et de gestion, en liaison étroite et continue avec les services de la Direction Générale.
  • Une Direction territoriale, qui, en tant que représentant territorial, assure la mise en œuvre du projet associatif, établit des études d’opportunités, réalise des projets et établit des diagnostics.
    Elle est également à l’origine d’orientations stratégiques territoriales, formalisées dans un projet de territoire.
Le lien entre la Direction Générale (Siège Social) et les Réseaux territoriaux – les modalités concrètes de fonctionnement 

Comme précisé précédemment, l’association, de par l’implantation géographique de ses établissements, valorise une politique de « management global » et inscrit ses actions dans une harmonisation des pratiques de gestion et une mise en cohérence des fonctionnements de ses établissements.

La Direction Générale déploie :

  • Une fonction de pilotage. Bien que les Réseaux territoriaux et les établissements disposent d'une large autonomie dans la réalisation concrète de leur mission fondamentale auprès des usagers, la Direction Générale doit néanmoins adapter le pilotage et maintenir la cohésion de l'ensemble.
  • Une relation optimisée avec les réseaux locaux. Dans un contexte de décentralisation nationale, l’ALEFPA a inscrit sa déconcentration politique, gestionnaire et technique par la mise en place de RTGA (Réseaux territoriaux de Gestion et d’Animation).
    Ainsi, les Directeurs territoriaux sont en ligne directe avec les Directeurs fonctionnels de la Direction Générale. Les Directions fonctionnelles apportent leurs compétences aux Directions territoriales, qui font office de relais auprès des établissements et services de l’ALEFPA.
  • Une expertise. La recherche de la qualité et la stratégie de développement associative conduit l'association à se doter d'experts. La Direction Générale a un rôle central de pilotage à jouer vis à vis de cette expertise.

Les RTGA, reflet de la déclinaison opérationnelle des orientations de la Direction Générale, ont une position prépondérante pour améliorer la coordination, faire évoluer la politique gestionnaire de l’Association, développer une réelle dynamique territoriale tout en garantissant un pilotage unifié, d’optimiser des fonctions clés telles que la GPEC et les Ressources humaines et améliorer la circulation de l’information.

Compte tenu de leur rôle d’interface, ils permettent également aux établissements et services d’améliorer la qualité de prise en charge des usagers et de faire évoluer l’offre de services selon les programmations régionales ; de mutualiser des moyens, de mettre en réseaux différents secteurs d’activités, de coordonner les acteurs d’un même territoire en facilitant notamment la circulation d’informations et d’optimiser la gestion financière.

En contrepartie, la Direction Générale est un lieu de maintien de la cohésion de l’Association, mais aussi un lieu de pilotage, d’expertise et de stratégie.

Par ailleurs, il est le moteur de la dynamique des réseaux de compétence. Il manage les grands projets transversaux et représente l’Association.

La Direction Générale (Siège Social)/Niveau local : Un plateau technique à disposition des établissements et services de l’ALEFPA

Compte tenu de l’organisation de l’ALEFPA, les services de la Direction Générale offre un réel plateau technique, d’appui aux établissements, services et lieux d’accueil de l’ALEFPA, particulièrement auprès des établissements isolés, ou nouvellement créés, ou intégrés.

Dans cette organisation, la Direction Générale définit les axes et les objectifs stratégiques. Elle fixe les normes de politique RH, Financière, technique ou de Développement.
Les compétences de la Direction Générale s'exercent sur le volet amont des fonctions (définition des politiques) selon le principe de la subsidiarité : est fait à la Direction Générale ce qui ne peut être fait ailleurs. De fait, la Direction Générale dispose de peu de compétences opérationnelles liées à l'exercice du cœur de métier de l'association. Elles allient également l'expertise et le conseil. Elles s'exercent dans une logique de service rendu aux établissements.

Les missions clés de chacune des Directions se conçoivent ainsi :

  • Direction Générale : direction de la stratégie, émergence des activités nouvelles, contrôle et maintien de la cohérence, pilotage et mise en œuvre ;
  • Direction de la Vie des Etablissements : pilotage des grands projets, innovation, recherche, contribution à la mise en œuvre de la stratégie, contrôle, qualité ;
  • Direction des Projets et du Développement des Territoires : appels à projets, reprises, projets nouveaux, extension et création ;
  • Direction Gestion, Finances et Patrimoine : suivi de la performance financière, comptabilité analytique, contrôle, politique financière, développement et maintenance des applications informatiques, administration des achats et des investissements, suivi des techniques, appui logistique ;
  • Direction des Ressources Humaines : paie, recrutement, formation, relations sociales, accompagnement du changement, recrutement et gestion des cadres dirigeants, politique RH.

La coordination entre le Siège de l’ALEFPA, situé à Lille, et les établissements de l’Association, est, également, assurée par la programmation régulière de missions de la Direction Générale sur les territoires d’implantation de l’ALEFPA. Le but est d’optimiser la liaison entre le Siège et les établissements de l’ALEFPA.